海外の取引先や同僚と英語でメールのやり取りをする場合、相手にわかりやすく要件を伝えることがとても大切です。今回は、海外の同僚への依頼をテーマにどのような形式でメールを作成するのか注意すべきポイントを解説します。

Q.

海外の同僚に資料作成を依頼します。 英文メールに不慣れなのですが、注意点を教えてください。

Dear Tom,           日本文化がわかりそうな人には、〇〇-sanでもよいでしょう。
            I hope you had a good weekend.
            トムさん
            良い週末を過ごされたことと思います。
            I am emailing you about creating materials.
            Please create presentation materials.
 		 AI自動翻訳のような表現になっています。
			I am emailing you about the document request.
			Could you prepare tha materials for the presenttion?
			のほうが自然ですね。
           資料作成の件でメールしています。
            プレゼン資料の作成をお願いします。
            The deadline is May 10th.
            I apologize for the tight timeline on this.
            If you have any questions, please contact me.
            締め切りは5月10日です。
            タイトなスケジュールで申し訳ありません。
            不明な点がありましたら、ご連絡ください。
            Thank you for your cooperation.
            何卒、宜しくお願いいたします。
			POINT1 POINT2 POINT3 POINT4

point1挨拶、呼びかけはどうする?

通常は“Dear Tom(名前)”、
フォーマルな関係なら“Dear Mr. Jones(苗字)”、
親しい間柄なら“Hi Kelly(名前)”などがよいでしょう。
冒頭で「お疲れ様です」や「お世話になっております」と伝えたい場合は、
“I hope this email finds you well. (お変わりなくお過ごしでしょうか)”
“I hope you had a good weekend. (良い週末を過ごされたことと思います)”
“It was nice seeing you the other day. (先日お会いできてうれしかったです)”
など状況に合わせて挨拶しましょう。

目的をクリアに説明

“I am writing to enquire about … (……の件でお尋ねします)”
“I am writing in reference to … (……の件でメールしています)”
なども使えます。

期限を明確に! 対応のお礼を伝える

いつまでに情報等が欲しいのか期限を明確にし、対応のお礼をあらかじめ述べましょう。他にも、
“Thank you for your consideration.(ご検討をありがとうございます)”
“If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.(質問やご懸念点がありましたら、遠慮せずにおっしゃってください)”
“I look forward to hearing from you.(返信をお待ちします)”
などと言い添えることも役立ちます。

結びの言葉を忘れずに

“Best regards”、“Sincerely”、“Thank you”
なども使えます。


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